Послуги для семінару
Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета
закупівлі
Найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, його категорія:
1.1. найменування замовника: СВАЛЯВСЬКА МІСЬКА РАДА ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ
1.2. місцезнаходження замовника: Україна, 89300, Закарпатська обл., Мукачівський р-н, місто Свалява, пл. Головна, будинок 1;
1.3. ідентифікаційний код замовника: 04053884;
1.4. категорія замовника: Орган державної влади, місцевого самоврядування або правоохоронний орган.
2. Назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником : Послуги з організації та проведення навчального семінару та тренінгу, код ДК 021:2015: (CPV) 79950000-8: Послуги з організації виставок, ярмарок і конгресів (Exhibition, fair and congress organisation services)за ДК 021:2015 Єдиного закупівельного словника.
3. Кількість та місце поставки товарів або обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг:
3.1. Кількість товарів, обсяг робіт або послуг: 1 послуга.
3.2.Місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг: Україна, Закарпатська область, Мукачівський р-н, місто Свалява або в радіусі до 15 км від міста Свалява.
Розмір бюджетного призначення та/або очікувана вартість предмета закупівлі: 429 175,00 грн. без ПДВ.
4. Джерело фінансування: місцевий бюджет, кошти бюджету Проєкту № PLUA.01.02-IP.01-0001/24-00 «Cтале управління водними ресурсами: шлях до відродження Західної України та Східної Польщі» в рамках Програми Interreg NEXT Польща–Україна 2021-2027. Проєкт фінансується Європейським Союзом через Міністра фондів розвитку та регіональної політики Республіки Польща.
Детальний опис предмета закупівлі:
ТЕХНІЧНА СПЕЦИФІКАЦІЯ
У місцях, де технічна специфікація містить посилання на конкретні марку чи виробника або на конкретний процес, що характеризує продукт чи послугу певного суб’єкта господарювання,
чи на торгові марки, патенти, типи або конкретне місце походження
чи спосіб виробництва, вважати вираз "або еквівалент".
У місцях, де технічна специфікація містить посилання на стандартні характеристики, технічні регламенти та умови, вимоги, умовні позначення та термінологію, пов’язані з товарами, роботами чи послугами, що закуповуються, передбачені існуючими міжнародними, європейськими стандартами, іншими спільними технічними європейськими нормами, іншими технічними еталонними системами, визнаними європейськими органами зі стандартизації або національними стандартами, нормами та правилами, біля кожного такого посилання вважати вираз "або еквівалент".
Обґрунтування необхідності закупівлі даного виду послуги – замовник здійснює закупівлю даного виду послуги, оскільки вона за своїми якісними та технічними характеристиками найбільше відповідає потребам та вимогам замовника.
Назва предмета закупівлі Послуги з організації та проведення навчального семінару та тренінгу в межах проєкту технічної допомоги № PLUA.01.02-IP.01-0001/24-00 «Стале управління водними ресурсами: шлях до відродження Західної України та східної Польщі», що співфінансується Європейським Союзом через Орган управління Програми Interreg (Interreg VI-A) NEXT Польща – Україна, представлений Міністерством фондів розвитку та регіональної політики Республіки Польща, програма – Interreg NEXT Польща – Україна 2021-2027, представлений Міністерством фондів розвитку та регіональної політики Республіки Польща.
Код ДК 021:2015 Єдиного закупівельного словника ДК 021:2015: (CPV) 79950000-8: Послуги з організації виставок, ярмарок і конгресів (Exhibition, fair and congress organisation services)
Опис послуг 1. Організація та проведення 1-денного семінару присвяченого темі: «План управління басейном річки Тиса (басейн річки Латориці), впровадження директиви Європейського Союзу щодо очищення міських стічних вод» – 1 послуга.
Послуга включає:
- організацію та підготовку семінару в офлайн та онлайн форматах;
- розробку програми заходу, узгодження тематики виступів та координацію участі спікерів та експертів;
- підготовку та надання навчальних матеріалів (у друкованій та/або електронній формі), що створюються відповідно до змісту програми та потреб учасників навчального заходу;
- забезпечення проведення заходу необхідним технічним обладнанням (мультимедійне обладнання, звукове обладнання, обладнання для онлайн-трансляції та інші технічні засоби, необхідні для проведення заходу);
- оренду конференц-залу для проведення семінару;
- організацію та забезпечення кава-перерви та обіду для учасників заходу (25 осіб);
- організацію та забезпечення проживання для 13 учасників семінару та 4 залучених експертів (2 ночі);
- залучення та оплату послуг 4 експертів відповідної кваліфікації;
- забезпечення послуг усного послідовного перекладу під час заходу (PL-UA, UA-PL);
- логістичний супровід заходу;
- фото- і відеофіксація заходу;
- підготовку та надання Замовнику підсумкової інформації / звіту про проведений семінар із фото- та відеоматеріалами.
Загальна кількість учасників семінару – 25 осіб.
2. Організація та проведення 1-денного тренінгу присвяченого темі: План управління басейном річки Тиса (басейн річки Латориці), впровадження директиви Європейського Союзу щодо очищення міських стічних вод – 1 послуга.
Послуга включає:
- організацію та підготовку семінару в офлайн та онлайн форматах;
- розробку програми заходу, узгодження тематики виступів та координацію участі спікерів та експертів;
- підготовку та надання навчальних матеріалів (у друкованій та/або електронній формі), що створюються відповідно до змісту програми та потреб учасників навчального заходу;
- забезпечення проведення заходу необхідним технічним обладнанням (мультимедійне обладнання, звукове обладнання, обладнання для онлайн-трансляції та інші технічні засоби, необхідні для проведення заходу);
- оренду конференц-залу для проведення тренінгу;
- організацію та забезпечення кава-брейку та обіду для учасників заходу (25 осіб);
- організацію та забезпечення проживання для 13 учасників семінару та 4 залучених експертів (2 ночі);
- залучення та оплату послуг 4 експертів відповідної кваліфікації;
- забезпечення послуг усного послідовного перекладу під час заходу (PL-UA, UA-PL);
- логістичний супровід заходу;
- фото- і відеофіксація заходу;
- підготовку та надання Замовнику підсумкової інформації / звіту про проведений тренінг із фото- та відеоматеріалами.
Загальна кількість учасників тренінгу – 25 осіб.
Місце надання послуг Україна, Закарпатська область, Мукачівський р-н, місто Свалява або в радіусі до 15 км від міста Свалява.
Місце проведення заходу повинно відповідати таким мінімальним вимогам:
- наявність конференц-залу, здатного комфортно розмістити не менше 30 осіб у форматі навчального заходу (зона для виступів, робочі місця для учасників, місце для презентаційного обладнання);
- наявність додаткових приміщень або можливості трансформації залу для роботи учасників у малих групах під час практичних сесій та воркшопів;
- наявність стабільного швидкісного доступу до мережі Інтернет, що дозволяє використовувати інтерактивні цифрові інструменти під час навчання та забезпечити онлайн-трансляцію заходу;
- можливість використання презентаційного обладнання (проєктор, екран, аудіосистема, мікрофони, ноутбук або сумісне обладнання);
- наявність ресторану або кейтерингової служби для організації харчування учасників;
- забезпечення безбар’єрного доступу до приміщень проведення заходу (за можливості);
- відповідність вимогам пожежної безпеки та чинного законодавства України.
Конкретне місце проведення семінару та тренінгу погоджується із Замовником під час підготовки заходів.
Період надання послуг До 31.12.2026
Конкретний строк (дата) надання Послуг узгоджується Сторонами, при цьому, Сторони мають погодити остаточну дату (строк) надання Послуг в межах строку, зазначеного вище.
Мова надання послуг Українська та польська. Усі звітні матеріали та інша робоча документація надаються українською мовою. Програма заходу та навчальні матеріали надаються українською та польською.
Технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі:
Формат проведення заходів Заходи проводяться у форматі:
- прибуття учасників напередодні заходу;
- проведення одного повного дня навчальної програми;
- один ознайомчий візит (практичний кейс) та від’їзд учасників наступного дня після завершення навчання.
Заходи мають поєднувати теоретичні лекції, інтерактивні обговорення та практичні заняття.
Зокрема передбачаються:
- тематичні лекції;
- інтерактивні опитування;
- групові обговорення;
- практичні кейс-сесії;
- воркшопи.
Під час лекцій мають використовуватися інтерактивні цифрові інструменти, зокрема:
- Mentimeter;
- GroupMap або інші аналогічні інструменти.
Інтерактивні опитування мають бути проведені як мінімум перед двома тематичними блоками.
Онлайн-участь:
Для учасників з Республіки Польща, у разі неможливості участі офлайн повинна бути забезпечена можливість дистанційної участі у навчальному заході.
Виконавець забезпечує:
- технічну можливість онлайн-трансляції заходу;
- доступ до платформи для дистанційної участі;
- переклад для учасників (у разі необхідності).
Вимоги до тренерів/ лекторів та запрошених спікерів/експертів Залучені тренери / лектори / експерти повинні відповідати таким мінімальним вимогам:
- наявність вищої освіти за напрямами, релевантними тематиці заходу (водопостачання, водоочищення, екологія, хімічні технології, інженерні системи або суміжні галузі);
- наявність наукового ступеня та/або статусу галузевого експерта, або не менше ніж 3 роки практичного досвіду професійної діяльності у сфері водопостачання, водоочищення чи очищення стічних вод;
- наявність досвіду проведення навчальних заходів (тренінгів, семінарів, лекцій) або участі у професійних заходах відповідної тематики;
- володіння державною мовою на рівні, достатньому для проведення навчального заходу.
Виконавець забезпечує відповідність залучених тренерів, лекторів та експертів зазначеним вимогам протягом усього строку надання послуг.
У разі невідповідності фактичного рівня кваліфікації залученого тренера, лектора або експерта вимогам цієї Технічної специфікації, Замовник має право вимагати його заміни без зміни вартості договору.
Організаційний та логістичний супровід 1. Проживання учасників
Виконавець забезпечує проживання учасників заходів у готелі або готельному комплексі категорії не нижче 3* або аналогічного рівня.
Передбачається:
- 2 ночівлі (прибуття напередодні навчального заходу та від’їзд наступного дня після завершення);
- одномісне або двомісне розміщення залежно від кількості учасників;
- наявність сніданку;
- забезпечення базових умов комфорту (санітарні умови, опалення, доступ до Інтернету).
2. Харчування учасників
Виконавець забезпечує організацію харчування учасників під час їхнього перебування у Волинській області в рамках проведення заходів, зокрема:
- обіди;
- кава-перерви;
- вечері.
Харчування повинно відповідати принципам екологічної сталості, зокрема:
- використання багаторазового посуду;
- відмова від одноразового пластикового посуду;
- мінімізація використання одноразових матеріалів.
При організації харчування повинні враховуватися різні харчові потреби учасників, зокрема:
- вегетаріанські;
- веганські;
- пескатаріанські;
- інші дієтичні обмеження або харчові алергії.
Меню попередньо погоджується із Замовником.
3. Транспортні послуги
За необхідності Виконавець забезпечує організацію трансферу учасників між місцем проживання та місцем проведення заходу з метою створення належних умов для їхньої участі в заході.
Підготовка та координація проведення заходу Виконавець забезпечує організаційну підготовку заходів, у тому числі:
- координацію із Замовником щодо програми семінару та програми тренінгу, складу тренерів/лекторів та запрошених спікерів/експертів;
- узгодження місця проведення заходів та перевірку його відповідності технічним та організаційним вимогам;
Підсумкова інформація / звіт За результатами проведення заходів Виконавець надає Замовнику підсумкову інформацію / звіт, що містить, зокрема:
1. стислий опис проведених заходів у друкованому та електронному форматі (PDF) українською мовою;
2. програми семінару та тренінгу, погоджених Замовником, у форматі Word/PDF українською та польською мовами;
3. начальні матеріали (презентації, опис практичних кейс-сесій, групових обговорень, воркшопів) у форматі PDF українською та польською мовами;
4. реєстри обліку участі з оригіналами підписів учасників, тренерів/лекторів, спікерів/експертів (реєстраційна форма) для учасників офлайн;
5. заповнені форми опитування зворотного зв’язку учасників навчального заходу;
6. фото- та відеоматеріали із заходу.
Вимоги щодо якості Послуг Послуга вважається наданою якісно, якщо навчальний захід проведено відповідно до цього Технічного завдання, подано повний пакет звітних документів і супровідних/додаткових матеріалів, підсумковий звіт Виконавця затверджений Замовником.
Форма звітності Виконавця Уся звітна документація Виконавця подається в електронному форматі (DOCX/DOC, PDF, JPG тощо) електронною поштою на електронну адресу Замовника. У разі невідповідності вимогам, Замовник має право вимагати доопрацювання звітної документації.
Додаткові вимоги Усі права інтелектуальної власності на створені навчальні матеріали передаються Замовнику.
Попередня програма семінару
День 1 (____ _______ 2026 року)
18:00 – 22:00 Приїзд учасників, поселення в готелі
18:00 – 23:00 Вечеря
День 2 (___________ 2026 року)
07:00 – 09:00 Сніданок в готелі
09:30 – 10:00 Реєстрація учасників. Вітальна кава.
10:00 – 10:30 Відкриття семінару, вітальні промови, інформація про проєкт
10:30 – 12:00 Пленарне засідання
12:00 – 12:20 Кава-перерва
12:20 – 13:40 Пленарне засідання
13:40 – 15:00 Обід
15:00 – 16:00 Підведення підсумків
16:00 – 17:30 Екскурсійна програма
17:30 – 19:00 Вільний час
19:00 – 22:00 Вечеря
День 3 (___________ 2026 року)
07:00 – 09:00 Сніданок в готелі
9:00 – 9:30 Виселення з готелю
9:30 Від’їзд учасників
Попередня програма тренінгу
День 1 (____ _______ 2026 року)
18:00 – 22:00 Приїзд учасників, поселення в готелі
18:00 – 23:00 Вечеря
День 2 (___________ 2026 року)
07:00 – 09:00 Сніданок в готелі
09:30 – 10:00 Реєстрація учасників. Вітальна кава.
10:00 – 10:30 Відкриття семінару, вітальні промови, інформація про проєкт
10:30 – 12:00 Блок І
12:00 – 12:20 Кава-перерва
12:20 – 13:40 Блок ІІ
13:40 – 15:00 Обід
15:00 – 16:00 Підведення підсумків
16:00 – 17:30 Екскурсійна програма
17:30 – 19:00 Вільний час
19:00 – 22:00 Вечеря
День 3 (___________ 2026 року)
07:00 – 09:00 Сніданок в готелі
9:00 – 9:30 Виселення з готелю
9:30 Від’їзд учасників
