Відділ загальної та організаційної роботи

ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ

Основними завданнями Відділу є:
Здійснення організаційного забезпечення діяльності виконавчого комітету та виконавчих органів Свалявської міської ради.
Забезпечення реалізації норм чинного законодавства України з питань організації діловодства, документообігу, роботи зі зверненнями громадян та організації належного реагування,  структурних підрозділів та посадових осіб на такі звернення.
Встановлення та забезпечення єдиного порядку документообігу на основі використання сучасних засобів організаційної техніки та програмного забезпечення з метою скорочення кількості паперових носіїв інформації.
Розроблення Інструкції з діловодства у Свалявській міській раді та номенклатури справ, своєчасного внесення змін до них на підставі відповідних нормативно-правових актів.
Здійснення контролю за станом виконавської дисципліни, доведення управлінських рішень Свалявської міського голови, рішень виконавчого комітету Свалявської міської ради до відома виконавців та зацікавлених осіб.
Відповідно до завдань Відділ здійснює наступні функції:
Розробляє проекти рішень Свалявської міської ради її виконавчого комітету, розпоряджень Свалявської міського голови з питань віднесених до його компетенції, проводить перевірку проектів рішень виконавчого комітету та розпоряджень Свалявської міського голови в межах наданих повноважень.
Проводить перевірку проектів рішень виконавчого комітету, розпоряджень Свалявської міського голови на відповідність їх оформлення інструкції з діловодства та іншим нормативно-правовим актам з питань діловодства та візує їх в установленому інструкцією з діловодства порядку.
Розглядає звернення підприємств, установ, організацій, у тому числі об’єднань громадян, фізичних осіб-підприємців, депутатські звернення та запити у порядку, передбаченому чинним законодавством України, забезпечує виконання вимог законодавства України про доступ до публічної інформації.
Надає методичну та консультаційну допомогу виконавчим органам Свалявської міської ради з питань, віднесених до компетенції Відділу.
Готує та вносить на розгляд виконавчого комітету Свалявської міської ради проекти планів роботи виконавчого комітету та організовує їх виконання.
Здійснює організаційне забезпечення проведення засідань виконавчого комітету Свалявської міської ради, нарад при Свалявської міському голові. 
Забезпечує організацію здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади виконавчими органами Свалявської міської ради. 
Забезпечує узагальнення аналітичних даних, складання довідкових та інформаційних матеріалів з питань організаційної роботи.
Готує перспективні і поточні плани робіт виконавчого комітету Свалявської міської ради.
Здійснює контроль за дотриманням термінів виконання рішень виконавчого комітету Свалявської міської ради, розпоряджень та доручень Свалявської міського голови та його заступників, розгляду письмових звернень юридичних осіб, документів вищестоящих державних органів влади, вживає оперативних заходів для їх своєчасного та якісного виконання, узагальнює та аналізує дані про хід та результати цієї роботи, систематично інформує керівництво про хід виконання вказаних документів.
Забезпечує контроль за рухом документів у системі електронного документообігу.
Забезпечує підготовку та проведення наради при Свалявському міському голові та його заступниках та явку на наради керівників відділів, управлінь, установ та організацій.
Веде контроль за виконанням інформаційних запитів згідно Закону України “Про доступ до публічної інформації”.
Здійснює контрольні функції за станом та своєчасністю виконання нормативно-правових актів Президента України, Прем’єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, його заступників, міського голови, інших документів, в тому числі таких, що містять запити на публічну інформацію, заяв та звернень громадян тощо.
Здійснює своєчасне та у повному обсязі інформування Свалявської міського голови (особи, яка здійснює його повноваження), керуючого справами апарату міської ради та виконавчого комітету про хід та результати виконання усіх видів контрольних документів, що перебувають на виконанні у структурних підрозділах виконавчих органів ради, апарату виконавчого комітету міської ради.
Узагальнює пропозиції та критичні зауваження, висловлені на нарадах, засіданнях комісій, зустрічах Свалявського міського голови з виборцями, керівниками і представниками органів державної влади та місцевого самоврядування, розташованих на території Свалявської міської територіальної громади підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та відомчого підпорядкування, готує на їх основі і подає на розгляд Свалявського міського голови та його заступників відповідні пропозиції.
Відповідно до вимог чинного законодавства України сприяє проведенню на території Свалявської міської  територіальної громади виборів та референдумів.
Здійснює реєстрацію рішень сесії Свалявської міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень Свалявського міського голови з основної діяльності.
Здійснює прийом проектів розпорядчих документів від виконавчих органів Свалявської міської ради, а також установ і організацій.
Систематизує і зберігає документи поточного року, оформляє завершені справи в архів згідно з номенклатурою справ.
Забезпечує автоматизовану реєстрацію документів, формує банк реєстраційних даних.
Здійснює контроль за виконанням та зняття з контролю розпорядчих документів.
Протягом робочого дня приймає документи на підпис керівництвом.
Приймає та передає інформацію від керівництва посадовим особам виконавчого комітету Свалявської міської ради та третім особам.
Приймає та відправляє листи.
Щомісячно складає перелік днів народжень посадових осіб та інших працівників виконавчого комітету Свалявської міської ради, керівників підприємств, установ, організацій Свалявської територіальної громади, перелік державних, професійних та релігійних свят.
Покладення на Відділ обов’язків, що не належать або виходять за межі його повноважень, не допускається.
 

Положення про відділ загальної та організаційної роботи Свалявської міської ради